Niestety powszechnym zjawiskiem w obrocie gospodarczym jest brak zapłaty przez nierzetelnego kontrahenta za wykonaną usługę lub też dostarczony towar. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie jest zwolniony z rozliczenia się z fiskusem. Nadal jest zobowiązany do zapłaty podatku VAT oraz podatku dochodowego. Warto więc wiedzieć co zrobić, aby zabezpieczyć się w tego typu sytuacjach.
Na początku warto samodzielnie podjąć kroki w celu wytłumaczenia zaistniałej sytuacji. Zacznij od windykacji polubownej, polegającej na skontaktowaniu się z kontrahentem. Pamiętajmy, że po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, mamy pełne prawo otrzymać pełne wynagrodzenie. Podczas spokojnej rozmowy, trzeba spróbować dowiedzieć się co jest przyczyną opóźnienia i kiedy można spodziewać się zapłaty. Należy również pamiętać, aby jak najszybciej zacząć ubiegać się o spłacenie długu.
Niekiedy dochodzi do sytuacji, w których dłużnik, przez określony czas nie posiada wystarczających środków finansowych. Rozwiązaniem może być porozumienie, na mocy którego kwota zostanie rozłożona na raty. Należy pamiętać o wyznaczeniu oraz przestrzeganiu terminów spłat. Nie jest to korzystne, jeżeli zależy nam na szybkim spłacie faktur, ale niekiedy to najlepsze wyjście, dlatego warto się nad tym zastanowić.
Nie ma narzuconego wzoru przedsądowego wezwania do zapłaty. Istnieją jedynie wymogi co do treści. Każde wezwanie powinno zawierać:
W momencie, kiedy polubowne załatwienie sprawy, wysyłanie wiadomości przypominających oraz ponaglających, nie przynosi żadnych rezultatów należy wkroczyć na drogę prawną.
Pierwszą opcją jest zgłoszenie dłużnika do Krajowego Rejestru Długów. Często zdarza się, że staje się to motywacją do spłaty zadłużenia. Jednym z powodów może być obawa przed utratą wierzytelności podmiotu wpisanego do KRD. Chcąc odzyskać dawny wizerunek rzetelnego kontrahenta, spłaci dług, unikając dalszych konsekwencji prawnych.
Jedną z możliwości jest przekazanie sprawy do firmy zajmującej się windykacją. Występuje wiele firm na rynku, które zajmują się kompleksową usługą. Po zleceniu przez przedsiębiorcę, następuje kontakt z dłużnikiem poprzez kanały komunikacji oraz poszukując jego powiązań z podobnymi sprawami. Między innymi sprawdzają czy dłużnik nie występuje w Krajowym Rejestrze Długów.
Firmy specjalizujące się w tego typu działalności zapewniają przeprowadzenie przedsiębiorcy przez obie ścieżki – polubownego załatwienia sprawy oraz działania sądowe i egzekucyjne. W tym zakresie współpracują z Kancelariami Prawa Gospodarczego.
Odzyskiwanie długów, po zawiązaniu polubownej umowy pomiędzy przedsiębiorcą a dłużnikiem, następuje poprzez wpłatę na konto lub też w specjalnych przypadkach w gotówce. W sytuacji rozpoczęcia drogi prawnej, zadłużenie jest ściągane przez komornika. Należy podkreślić, że podczas każdej ze ścieżek, wraz z długiem, naliczane będą koszty windykacyjne, które mają być spłacone przez dłużnika.
Żaden poradnik nie przewidzi tego co może wydarzyć się w życiu, dlatego warto sprawdzić z kim nawiązujemy współprace biznesowe. Podpisanie umowy zlecającej usługę, warto poprzedzić sprawdzeniem ewentualnego występowania kontrahenta na KRD.
Dość przydatnym sposobem może okazać się program do faktur. Istnieje kilka rozwiązań tego typu na rynku. Zapewniają one wygodne zarządzanie dokumentami sprzedażowymi. Dzięki nim otrzymuje się możliwość wystawienia wszelkiego rodzaju dokumentów wraz z aktualnymi danymi kontrahentów.
Programy do fakturowania dają pełną kontrolę nad wydatkami oraz dokumentacją firmy. Monitorują statusy płatności i wysyłają przypomnienia o nadchodzących wpłatach i spłatach. Takie rozwiązanie nie uchroni przedsiębiorstwo przed nierzetelnym kontrahentem, jednak będą swojego rodzaju zabezpieczeniem.
Dochodzenie płatności za nie zapłaconą fakturę stanowi przykrą codzienność. Należy pamiętać, że nie musi kończyć się to sprawą w sądzie lub komornikiem. Warto wybrać polubowne załatwienie sprawy. Musi to nastąpić jednak jak najszybciej, pamiętając również o gromadzeniu dokumentacji na każdym z etapów. Stanie się ona podkładem do późniejszych kroków w egzekwowaniu zapłaty faktury i zwiększeniu jej efektywności.