Wewnętrzny audyt ISO – charakterystyka

Dokonywanie audytu wewnętrznego zarządzania jakością, ma podstawowy cel – poprawę jakości pracy i funkcjonowania firmy. Poza tym, audyt wewnętrzny ma ogromny wpływ na postrzeganie firmy i swoich obowiązków przez pracowników.

Personel firmy, w której przeprowadzany jest audyt, powinien zostać odpowiednio do tego przygotowany. Najbardziej istotne jest to, w jaki sposób zostaną przeszkoleni menadżerowie. Audyt musi zostać przeprowadzony zgodnie z wytycznymi. W normie ISO 19011:2012, znajdują się wszystkie zasady dotyczące przeprowadzania wewnętrznego audytu ISO. Poza tym, w normie tej opisane są wszystkie czynności jakie należy wykonać podczas przeprowadzania audytu.

Funkcjonowanie firmy na najwyższym poziomie, to cel, do którego dążą osoby zarządzające firmą oraz wszyscy jej pracownicy.

1. Rzetelność audytu. Każdy audyt wewnętrzny powinien spełniać istotne normy. Wewnętrzny audyt ISO powinien zostać przeprowadzony przede wszystkim rzetelnie i bardzo dokładnie. Audytorzy, jako profesjonaliści, powinni cechować się przede wszystkim odpowiedzialnością. Wykonując audyt, muszą się oni skupiać na posiadanym doświadczeniu, wiedzy i umiejętnościach. Osoba ta ma również obowiązek stosować się do każdego przepisu prawnego w tym zakresie. Musi on również spełniać wymagania danej firmy czy organizacji. Jego działania nie mogą być stronnicze. Wynik audytu jaki uzyska audytor, powinien wynikać z faktycznego stanu, a nie z wcześniej uzyskanych informacji czy z uprzedzeń.
   2. Przedstawienie prawdziwych wyników audytu. Wynik audytu musi być zgodny z faktycznym stanem działania firmy. W audycie muszą się zawrzeć ewentualne niezgodności pomiędzy firmą a audytorem. Raport musi również zawierać szczegóły dotyczące przebiegu audytu.
   3. Zawodowy profesjonalizm. Audytor jest zobowiązany do sprawdzania każdej normy w sposób dokładny. Musi on się odpowiednio przygotować do przeprowadzenia audytu, między innymi pozyskując wcześniej informacje o firmie. Nie można dopuścić do sytuacji, w której pomijane są niektóre kwestie.
   4. Poufność danych. Podczas przeprowadzania badania, audytor ma wgląd do danych osobowych pracowników firmy. wie on, w jaki sposób funkcjonuje firma, jakie są jej założenia… informacje, jakie posiada audytor w trakcie przygotowania się do badania oraz podczas jego trwania, muszą zostać poufne.
   5. Brak stronniczości. Postawa ta oznacza, iż audytor jest wolny od uprzedzeń i ewentualnych nacisków z zewnątrz. Poza tym, audytor nie może ulegać presji audytowanych. Badanie to polega na wykryciu błędów i na skorygowaniu ich, a nie na represjach.
   6. Działanie według dowodów. Dzięki dowodom, możliwe jest wyciągnięcie odpowiednich wniosków. Badanie polega na znalezieniu zgodności lub niezgodności z kryteriami audytu. Audytor musi znaleźć wszystkie dowody świadczące o stanie faktycznym firmy.

Przebieg wewnętrznego audytu ISO

Realizacja planu przeprowadzenia audytu rozpoczyna się od spotkania otwierającego audyt. Podczas długich badań w dużych firmach, konieczne jest zorganizowanie spotkania otwierającego i zamykającego.

Spotkanie otwierające polega na zebraniu personelu danej firmy, przedstawienie pracowników oraz zebranie wszystkich audytorów. Na takim spotkaniu należy potwierdzić, czy spotkanie może zostać zrealizowane. Trzeba również dokonać ewentualnych korekt w zakresie czasu i miejsca audytu oraz dokumentacji, jeśli cała grupa wyraża na to zgodę. Konieczne jest również określenie kryteriów przeprowadzania audytu. Konieczne  jest również objaśnienie, jaką metodę zastosujemy do pobierania próbek. Przed rozpoczęciem działań, musimy upewnić się, że posiadamy wszystkie niezbędne materiały oraz czy wszystkie osoby są obecne.

Spotkanie zamykające natomiast ma cel przedstawienia wyników i porównania ich z kryteriami i założeniami. Należy wyjaśnić wyniki audytu, podkreślić wszystkie działające i wadliwe funkcje danej firmy. Trzeba również podać okres czasu, w którym zostaną przedstawione wyniki testu.

Przeprowadzanie audytu polega na zbieraniu dowodów dotyczących sposobu działania firmy. Audytorzy muszą przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich aspektów firmy – BHP, bezpieczeństwa informacji, ustanawiania zasad i kierowania zespołem. Należy potwierdzić działania zgodnie z normami ISO, dokumentację oraz przyjętymi przez firmę. Dodatkowo, należy oceniać skuteczność wszystkich działań, jakie podejmowane są przez osoby zarządzające firmą.
Wszystkie zasady panujące w firmie, powinny zostać przyrównane do ideału, jaki powszechnie panuje w kryteriach audytu.