Jak wiadomo udostępnianie danych osób oraz ich dotyczących są obwarowane wieloma rygorami. Wszystkie rejestry dłużników działające jako osobne, prywatne firmy działają w myśl przepisów ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.
Ustawa ta reguluje zasady udostępniania informacji na temat wiarygodności płatniczej i kredytowej, wymianie informacji gospodarczych z krajami należącymi do Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz krajów należących do Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu. Dzięki tej ustawie mogły powstać biura informacji gospodarczej oraz także ona określa sposób udostępniania, wpisywania, zmieniania i wykreślania rekordów z rejestrów dłużników oraz określa sposoby nadzoru nad działaniami BIGów. Ustawa ta postanawia, że informacji gospodarczych można udzielać każdej osobie, nawet tej nieoznaczonej w chwili wpisu dłużnika do rejestru, nie obejmuje ona jednak rejestrów dostępnych publicznie.
Ustawa ta precyzuje także czym jest informacja gospodarcza oraz co powinna zawierać w przypadku osób prawnych, jak też i osób fizycznych. W rozdziale drugim ustawy znajdują się przepisy dotyczące działania Biur Informacji Gospodarczych. Jednak ważniejszy pod względem użyteczności dla klientów BIGów jest rozdział trzeci, w którym jest napisane jakie warunki musi spełnić wierzyciel, by móc wpisać dłużnika do rejestrów. Warunki te są szczegółowo podane dla różnych typów dłużników zarówno osób fizycznych jak i podmiotów gospodarczych. Jest to zabezpieczenie przed nieuprawnionym wpisywaniem do rejestrów dłużników wszystkich podmiotów, także tych, które nie powinny się tam znaleźć.
W ustawie znalazły się także zapisy dotyczące podrobionych lub skradzionych dokumentów i ich wykorzystywania przez osoby trzecie. W takim przypadku dokument ten można zgłosić do rejestru, ale uprzednio należy zawiadomić osobę, na którą dokument został wystawiony o fakcie składania go w BIGu wraz z podaniem adresu rejestru, w którym ów dokument się znajdzie.
Wpisanie na listę dłużników nie jest bardzo skomplikowane, ale także nie może tego zrobić każdy, kto zgłosi taką chęć. Wierzyciele mogą wpisywać osoby nierzetelnych kontrahentów na podstawie dokumentów wymaganych przez konkretne biura informacji gospodarczej.
Jeśli chodzi o wpisanie dłużnika do sądowego krajowego rejestru dłużników niewypłacalnych jaki działa przy Krajowym Sądzie Rejestrowym to odbywać się to może na dwa sposoby. Jednym z nich jest wpisanie dłużnika z urzędu, czyli niejako z pominięciem woli wierzyciela.
Jednak nawet wpis z urzędu nie może być bezpodstawny – dlatego ustawa o KRS, która reguluje także rejestr dłużników wart. 2 mówi, że komornicy i sądy mają obowiązek przesyłania do rejestru dokumentów, na podstawie których rejestr sądowy wpisze firmę lub osobę fizyczną. Takimi dokumentami są np. prawomocne wyroki i nakazy zapłaty oraz innego rodzaju tytuły wykonawcze.
Oczywiście jest też druga droga wpisu na listę sądowego rejestru jest nią złożenie wniosku o wpis. Oczywiście taki wniosek posiada także załączniki dokumentujące podstawy do wpisu – najczęściej odpis tytułu wykonawczego, kopie wezwań do zapłaty i potwierdzeń ich doręczenia, kopie faktur jeśli istnieją. Oprócz tego trzeba podać dane dłużnika, nazwę firmy i numer REGO, ewentualnie w przypadku osób fizycznych- imię i nazwisko oraz numer PESEL.
Jeśli chodzi o prywatne rejestry dłużników to wpisać do nich dłużnika jest łatwiej niż do sądowego rejestru. Ale istnieje również kilka kryteriów, które trzeba spełnić. Jednym z nich jest fakt,że firmy skupujące wierzytelności nią mogą wpisywać dłużników – może to zrobić tylko przedsiębiorca, wobec którego powstało zobowiązanie.
Żeby móc wpisać dłużnika do rejestru trzeba mieć kopie faktur oraz potwierdzeń odebrania wezwań do zapłaty. We wniosku można wpisać kilka faktów jednak termin wymagalności najmłodszej z nich musi mieć minimum 60 dni. Nie wpisuje się zobowiązań niższych niż 500 złotych oraz takich, gdzie nie minęło jeszcze 30 dni od dnia dostarczenia wezwania do zapłaty. Przed złożeniem wniosku o wpis można wysłać do dłużnika ostrzeżenie o możliwości wpisu. Takie udogodnienie oferuje każdy z rejestrów.