Certyfikacja do standardów ISO to dziś jeden z lepszych i skuteczniejszych sposobów na zyskanie przewagi konkurencyjnej i możliwości wejścia z własnym produktem lub usługą na rynek międzynarodowy. W przypadku chęci wdrożenia systemu zarządzania opartego na ISO i certyfikacji do określonej normy trzeba liczyć się jednak z koniecznością poddawania się regularnym audytom sprawdzającym zgodność systemu zarządzania z wymogami określonej normy. Jedną z ważniejszych ról w procesie certyfikacji odgrywa audyt wewnętrzny, podczas którego możliwe jest wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i zaplanowanie usprawnień w celu ich eliminacji. Na czym polega audit wewnętrzny ISO i jakie są jego poszczególne etapy?
Audit wewnętrzny ISO to proces, podczas którego badane są różne obszary działalności firmy dotknięte bezpośrednio systemem zarządzania opartym o określoną normę ISO. Jego przeprowadzenie jest standardowym elementem zarówno procesu wdrażania i certyfikacji ISO, jak i późniejszego utrzymywania systemu zarządzania w zgodzie z założeniami standardu i tym samym utrzymywania prawa do posługiwania się określonym certyfikatem ISO.
Podstawowym celem audytu wewnętrznego jest stwierdzenie, czy wszystkie obszary firmy działają w zgodzie z wprowadzonym systemem zarządzania i czy jego założenia są w dalszym ciągu spójne z wymogami normy ISO. Audyt wewnętrzny potwierdza też, czy działania prowadzone zgodnie z normami prowadzą do ustalonych przez firmę celów i czy cele te są skutecznie realizowane i na bieżąco aktualizowane. Ostatecznie to właśnie ciągła poprawa jest założeniem wszystkich norm ISO – audyty wewnętrzne mają dać firmie obraz jej własnych działań i pokazać, gdzie należy pracować nad dalszą poprawą.
Osoba zajmująca się prowadzeniem audytu wewnętrznego nazywana jest audytorem wewnętrznym i według standardów dotyczących audytowania, jej zadaniem jest wykonywanie audytu w zgodzie z określonymi wytycznymi normy w sposób bezstronny, rzetelny i dokładny. Warto zaznaczyć tu, że audytor wewnętrzny jest bardzo często osobą zatrudnioną przez firmę, w której wykonuje działania związane z audytem. Zachowanie bezstronności we własnym przedsiębiorstwie może być trudne, jednak w przypadku audytorów wewnętrznych jest bezwzględnie wymagane.
Choć na rynku działa dziś wiele firm certyfikujących prowadzących szkolenia dla audytorów wewnętrznych dla poszczególnych norm ISO, w rzeczywistości sam przebieg audytu jest odgórnie ustalony w normie ISO 19011 zawierającej wytyczne odnośnie audytowania i audytorów. Zgodnie z nią każdy audyt wewnętrzny składa się z etapu inicjowania audytu, przeprowadzenia przeglądu dokumentacji, przygotowania do przeprowadzenia czynności audytowych, przeprowadzenia wszelkich działań audytowych, przygotowania raportu z audytu wewnętrznego i jego zatwierdzenia przez audytora wiodącego.
Wśród elementów audiyu wewnętrznego, którym warto przyjrzeć się bardziej szczegółowo z pewnością należy wyróżnić przegląd dokumentacji, polegający przede wszystkim na przygotowaniu planu audytu w oparciu o raporty z poprzednich audytów, dokumentację działań przedsiębiorstwa i cele, do jakich wprowadzenie standardu ISO miało firmę doprowadzić. Kolejnym ważnym etapem jest przeprowadzenie czynności audytowych, a więc fizyczne zbadanie działań w poszczególnych obszarach aktywności firmy, zależnie od wymagań obranego standardu.
Czynności te powinny być na bieżąco dokumentowane tak, by możliwe było sporządzenie przez audytorów wewnętrznych raportu z auditu wewnętrznego i przygotowywanie przez audytora wiodącego końcowego, zatwierdzonego raportu.
Zależnie od wybranej normy ISO i konkretnych założeń organizacji, audyty wewnętrzne można przeprowadzać z większą lub mniejszą częstotliwością, choć oczywiście istnieje pewne minimum dotyczące ilości koniecznych audytów wewnętrznych.
Co jednak ważniejsze, każdy z audytów wewnętrznych powinien być przeprowadzony w zgodzie z określonymi standardami, powinien być odpowiednio udokumentowany i przede wszystkim pozbawiony jakichkolwiek uprzedzeń. Wyniki audytu muszą być wiarygodne i rzetelne, nie powinny pomijać żadnych istotnych kwestii i przede wszystkim nie mogą omijać niewygodnych z punktu widzenia firmy błędów i niedociągnięć. Celem audytu jest ich eliminowanie, dlatego też każdy błąd powinien zostać odpowiednio odnotowany i stanowić podstawę dalszego poprawiania działań organizacji.