Płynność finansowa i możliwość punktualnego regulowania własnych należności to kwestie, które powinny być nadrzędnym celem każdej firmy.
To od prawidłowo prowadzonej strategii finansowej zależy ostateczny sukces na rynku i utrzymanie się na nim bez utraty zaufania ze strony klientów oraz kontrahentów. Aby jednak płynność finansowa była możliwa, konieczne jest zadbanie o właściwe egzekwowanie wypłacalności od tych, którzy są naszymi płatnikami.
Nikt nie chce zmagać się z dłużnikami i kierować spraw na drogę sądową, która niejednokrotnie kończy się stratą czasu, kosztami prowadzenia spraw i nie do końca satysfakcjonującym zadośćuczynieniem ze strony dłużnika. Co zrobić, by tego uniknąć? To oczywiste – wprowadzić w firmie monitoring należności.
Na czym polega i w jaki sposób zapewnia stabilizację finansową firmy?
Monitoring należności to termin, który może z definicji kojarzyć się większości z sumiennie prowadzoną księgowością.
Takie rozumienie pojęcia nie byłoby właściwie błędem, gdyż według definicji monitoringiem należności można określić wszelkie działania, których celem jest nadzorowanie spłat zobowiązań w sposób, który pozwoli zminimalizować ryzyko opóźnień i tym samym zagwarantuje, że kontrahenci będą czasowo przelewać na konto firmy należne kwoty pieniędzy.
Skrupulatnie prowadzony, dobrze opracowany monitoring należności pozwala namierzyć każde, nawet kilkudniowe opóźnienie płatności i zweryfikować jego przyczynę u samego kontrahenta – dzięki takim działaniom nie każde spóźnienie musi oznaczać wkroczenie na oficjalną drogę windykacyjną.
A skoro o windykacji i ściąganiu należności poprzez komorników mowa, monitoring należności nie ma w rzeczywistości nic wspólnego z oficjalną ścieżką prawnego odzyskiwania własnych pieniędzy.
Jego działania są znacznie łagodniejsze, skupione na rozsyłaniu odpowiednich wiadomości przypominających o upływającym terminie spłaty należności i namawiających do terminowego wypełniania swoich zobowiązań finansowych.
Komunikaty wysyłane w ramach monitoringu należności przybierają zwykle łagodny, przypominający ton, i zawierają przede wszystkim informację o konieczności zapłaty, określoną kwotę i numer konta, na który ma ona zostać uiszczona.
Wśród najczęściej spotykanych form kontaktu w ramach monitoringu należności wyróżnić można kontakt telefoniczny, wiadomości tekstowe i głosowe, a także pisemne wezwania do zapłaty będące krokiem poprzedzającym wejście na oficjalną ścieżkę windykacji.
Większość opóźnień spłaty nie jest wcale spowodowana kiepskim stanem gospodarki i niewypłacalnością firm obecnych na rynku, a zwyczajnie złą organizacją działów finansowych i brakiem kontroli nad własnymi należnościami.
Pierwszym krokiem w stronę stworzenia skutecznego i prawidłowo funkcjonującego systemu monitoringu należności jest utworzenie rejestru sprzedaży, a więc gromadzenie w odpowiednio przygotowanej bazie danych wszystkich informacji dotyczących zawieranych transakcji, terminów ich płatności i wpływających na konto firmy przelewach.
Początki wprowadzania takiego systemu są trudne, gdyż często ciężko namierzyć wszystkie poprzednie transakcje, jednak dobrze prosperujący dział księgowości będzie w stanie szybko podjąć działanie i zorganizować działalność sektora finansowego firmy.
Dzięki wspomnianej bazie danych, kontrolowanie tego kto zalega z należnościami i do kogo należy skierować stosowne przypomnienia będzie tylko kwestią formalną.
Podstawową zaletą monitoringu należności jest jego bezpośredni wpływ na płynność finansową firmy dzięki regularnemu i systematycznemu informowaniu kontrahentów o konieczności spłaty należności w określonym terminie.
Choć nikt nie lubi dostawać takich przypomnień, firma która je rozsyła jest widziana w oczach konkurencji, kontrahentów i klientów jako firma rzetelna, dbająca o swoje finanse i tym samym godna zaufania podczas nawiązywania z nią współpracy.
Dzięki regularnemu i konsekwentnemu działaniu na rzecz odzyskiwania należności, firma może upewnić się że i ona nie zalega nikomu w kwestii zapłat, a tym samym zapewnia doskonałą równowagę finansową i pozwala na swobodne zarządzanie środkami firmy.
Prowadzenie dokumentacji jest istotą właściwego prowadzenia każdego biznesu, a monitoring należności jest jedną z najlepszych praktyk, jakie można wprowadzić dla jego udoskonalenia.
Motywowanie dłużników do spłaty należności nie tylko kreuje dyscyplinę wśród kontrahentów, ale też wewnątrz firmy, ukazując jej profesjonalizm i metody organizacyjne godne naśladowania. Każda kwota wchodząca i wychodząca ma potencjalnie ogromne znaczenie dla finansów całej firmy – odpuszczenie drobnych długów może obrócić się przeciwko firmie w bardzo szybkim tempie.
Lepiej zapobiegać, niż leczyć – monitoring należności jest na to najskuteczniejszym sposobem.