Budżet, jako jeden z podstawowych narzędzi zarządzania w firmie należy do najistotniejszych czynników, wpływających na sukces i funkcjonowanie poszczególnych jednostek przedsiębiorstwa.
Właściwie zaplanowany budżet przy skonfrontowaniu oczekiwań kierownictwa oraz pracowników niższego szczebla.
Przytaczając słowa ekspertów jednej z firm konsultingowych:
„Koszty pracy osób zaangażowanych w tworzenie budżetów, planów długoterminowych oraz prognoz są znaczące”.
Zgodnie z szacunkami ekspertów przygotowanie budżetu i jego monitorowanie może zająć nawet 25 000 roboczogodzin na każdy miliard dolarów obrotu przedsiębiorstwa.
Każdy przedsiębiorca w swych działaniach dąży do maksymalizacji zysków, co ułatwić mu może odpowiednie budżetowanie kosztów, które polega na optymalizacji przychodów i kosztów w ten sposób by firma nastawiona była na ciągły zysk.
Jednym z ważnych cech budżetu jest przejrzystość – dane zestawione w tabeli pomagają w dokładnej analizie zysków i strat. Dobrym rozwiązaniem jest również opisowe wyjaśnienie wszystkich wydatków.
Odpowiedni budżet to kluczowy czynnik wpływający na kondycję przedsiębiorstwa. Tylko odpowiednie rozplanowanie środków zapewnia firmie możliwość realizacji wyznaczonych celów. Podczas tworzenia budżetu bardzo ważne jest dokładnie przeanalizowanie dotychczasowych wydatków firmy i wykorzystania jej środków finansowych. Analiza kosztów powinna obejmować wszystkie ponoszone wydatki, począwszy od personelu, utrzymania pracownika, poprzez koszty utrzymania biura, zakupu materiałów, koszty produkty, dostawy usług, a skończywszy na dodatkowych wydatkach, premiach. Nie można zapominać o promocji ujmowanej jako niezbędny wydatek, a nie dodatkowy koszt.
Kolejnym czynnikiem, którego nie można pominąć zastanawiając się nad kontrolą wydatków ponoszonych przez firmę jest analiza pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, pod kątem wydajności, dzięki czemu możliwa staje się kontrola kluczowych wskaźników efektywności firmy.
Budżet musi być dopasowany do koncepcji firmy, odpowiednio sprecyzowanych założeń i wyznaczonych celów.
Znalezienie odpowiedzi na to pytanie staje się szczególnie istotne, w sytuacji, gdy firmę dosięgają problemy z płynnością finansową. Zazwyczaj pierwszym krokiem w takiej sytuacji są dokonywane cięcia budżetowe, obejmujące dodatkowe wydatki, bez których przedsiębiorstwo będzie mogło funkcjonować. W ostateczności cięcia dotykać mogą również wynagrodzeń pracowników, czy nawet całych etatów.