Faktura tradycyjnie kojarzy się z dokumentem sprzedażowym wystawianym przez podatników VAT jako potwierdzenie zawartej transakcji i do 2013 roku mogła być wystawiana wyłącznie przez podatników odprowadzających podatek VAT. Po zmianach wprowadzonych ustawą o VAT, od 2013 roku możliwe jest także wystawienie faktur bez podatku przez przedsiębiorców objętych zwolnieniem podmiotowym bądź przedmiotowym. Jak wygląda faktura bez VAT i kto może ją wystawić?
Faktura bez VAT to dokument sprzedaży potwierdzający zawartą transakcję, najczęściej wystawiany przez przedsiębiorców dla kontrahentów (przedsiębiorców) lub dla konsumenta, jeśli ten wyrazi takie żądanie. Ze względu na korzystanie przez firmę z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT, na fakturze musi obowiązkowo znaleźć się informacja o podstawie zwolnienia.
W porównaniu do tradycyjnej faktury VAT, na dokumencie nievatowca nie znajdą się informacje o stawce i kwocie podatku , bo ten nie zostaje przez podatnika odprowadzony, a sama faktura nie uprawnia tym samym nabywcy do odliczenia faktury od kosztów. Faktura bez VAT jest w tym przypadku dokumentem równoważnym z rachunkiem (który był poprzednio jedyną formą dokumentowania sprzedaży dostępną dla nievatowców), choć oczywiście ze względu na konieczność zachowania jej odpowiedniej struktury jest dokumentem obowiązkowym do wydawania w przypadku transakcji z innymi firmami.
Do wystawienia faktury bez VAT uprawnieni są wyłącznie podatnicy zwolnieni z VAT, korzystający z takiego zwolnienia na podstawie ściśle określonych przepisów. Informację o podstawie zwolnienia umieszcza się na fakturze, podając konkretną, prawną podstawę zwolnienia zgodnie z obowiązującymi oznaczeniami. W programach do fakturowania, przy wyborze faktury bez VAT pojawia się możliwość zaznaczenia właściwej podstawy zwolnienia. Zwolnienie działalności z VAT może być podmiotowe lub przedmiotowe.
Zwolnienie podmiotowe obowiązuje dla przedsiębiorców, których obroty roczne nie przekraczają 200 tysięcy złotych, a rodzaj prowadzonej działalności nie wyklucza skorzystania ze zwolnienia.
Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje dla przedsiębiorstw dokonujących sprzedaży:
a także świadczących usługi prawnicze, usługi w zakresie doradztwa, usługi jubilerskie i przedsiębiorców nie posiadających siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium kraju.
Każdy podatnik może dobrowolnie zrezygnować z możliwości zwolnienia z podatku VAT, a dodatkowo musi pamiętać, że jeśli ze zwolnienia podmiotowego korzysta, po przekroczeniu ustawowego limitu obrotu musi funkcjonować jako podatnik czynny VAT i traci prawo do dalszego stosowania zwolnienia.
Drugą grupą podatników uprawnionych do zwolnienia z VAT jest zwolnienie przedmiotowe, odnoszące się bezpośrednio do rodzaju wykonywanej działalności. Nie ma tu znaczenia wartość sprzedaży – zwolnieniu podlegają wszystkie czynności zwolnione z VAT, wymienione w art. 43 ustawy o VAT. W grupie tej znajdują się m.in. przedsiębiorcy świadczący usługi medyczne, usługi edukacyjne, oraz usługi finansowe.
Wśród najważniejszych korzyści dla nievatowców chcących dokumentować sprzedaż poprzez faktury bez VAT zdecydowanie należy wymienić ograniczenie liczby dokumentów sprzedażowych, jakie musieliby wystawiać przy każdej transakcji. Podatnik nievatowiec ma możliwość wyboru, czy przy standardowych rozliczeniach chce posługiwać się rachunkami, z możliwością wystawiania faktury online na żądanie kontrahenta, czy też wyłącznie fakturami. Rozliczanie się z pomocą faktur może być także wygodniejsze, szczególnie z perspektywy osób korzystających z dedykowanych programów do fakturowania – wbudowana opcja wystawienia faktury bez VAT przyspiesza proces generowania dokumentów sprzedaży, a sama faktura zawierająca wszystkie informacje wymagane na fakturach może być z powodzeniem traktowana przez kontrahenta jako właściwy dokument księgowy, bez konieczności wystawiania do niego dodatkowej faktury.